Organiser un événement d’entreprise avec des participants internationaux suppose de coordonner de très nombreux détails, et l’un des plus critiques passe souvent inaperçu : la préparation de l’interprète. Lorsque les informations adéquates ne sont pas fournies à l’avance, les risques de malentendus, de perte de nuances, voire d’erreurs de communication, augmentent et peuvent nuire à l’image de l’entreprise.
Dans cet article, vous verrez quels documents transmettre avant l’événement, pourquoi cela est essentiel et comment les organiser concrètement pour garantir une interprétation fluide et professionnelle.
Pourquoi préparer l’interprète en amont est essentiel
Un interprète ne traduit pas seulement des mots : il restitue le sens, le ton et l’intention du message. Pour y parvenir, il a besoin de contexte.
En entreprise, on rencontre habituellement :
- Une terminologie technique propre au secteur
- Des présentations contenant des données sensibles ou complexes
- Des interventions improvisées de la part des dirigeants
Sans préparation préalable, même un professionnel expérimenté peut avoir besoin de plus de temps pour s’adapter. En revanche, lorsqu’il reçoit des documents à l’avance, il peut anticiper, se documenter et offrir une interprétation bien plus précise.
Les documents de base à transmettre
Le programme de l’événement
Le programme constitue le point de départ. Il permet à l’interprète de comprendre :
- La durée de chaque intervention
- L’ordre des intervenants
- Les moments clés (débats, séances de questions, etc.)
Préparer une intervention technique de 45 minutes n’a rien à voir, par exemple, avec une table ronde dynamique réunissant plusieurs interlocuteurs.
Les présentations et supports visuels
Dans la mesure du possible, transmettez les présentations (PowerPoint, PDF, etc.) avant l’événement.
Cela permet à l’interprète de :
- Se familiariser avec les concepts clés
- Repérer la terminologie spécifique
- Anticiper la structure des discours
Lors d’événements où l’on présente des graphiques ou des données financières, ce point est particulièrement important.
Les glossaires ou la terminologie spécifique
Chaque entreprise a son propre langage : noms de produits, sigles internes, processus, etc.
Transmettre un court glossaire permet d’éviter des erreurs classiques telles que :
- Traduire littéralement des termes qui ne devraient pas l’être
- Confondre des notions proches
- Improviser des équivalences peu précises
Nul besoin d’un document complexe. Même une simple liste des termes clés peut faire la différence.
Les informations sur les intervenants
Savoir qui va prendre la parole apporte également de la valeur.
Indiquez des éléments tels que :
- Le nom et la fonction
- Le domaine de spécialisation
- La langue dans laquelle la personne s’exprimera
Cela aide l’interprète à anticiper le style de communication : un profil technique n’a rien à voir avec un profil commercial ou institutionnel.
Le contexte et les objectifs de l’événement
Au-delà des documents, il est fondamental de comprendre la finalité de l’événement.
Par exemple :
- S’agit-il d’une négociation ?
- D’une présentation de résultats ?
- D’une formation interne ?
Le ton change totalement selon l’objectif. Plus l’interprète y voit clair, mieux il pourra adapter son travail.
Si vous souhaitez approfondir la préparation des situations de communication multilingue en entreprise, vous trouverez d’autres contenus pratiques sur le blog d’ALOS, comme cet article consacré à la détection des problèmes de communication dans votre équipe..
Ce qui se produit lorsque ces informations ne sont pas transmises
Dans la pratique, de nombreuses équipes RH ou de direction ne contactent l’interprète que quelques jours avant l’événement (voire le jour même), sans fournir aucun document.
Cela se traduit généralement par :
- Des pauses inutiles pendant l’interprétation
- L’emploi de termes génériques au lieu de termes précis
- Une perte de nuances dans les messages clés
- Moins de fluidité lors des échanges rapides
Il ne s’agit pas d’un manque de professionnalisme, mais d’un manque de contexte.
Comment organiser les documents efficacement
Inutile de compliquer le processus. Une bonne pratique consiste à tout centraliser dans un document unique ou un dossier partagé.
Recommandations pratiques
- Envoyer les documents au moins trois à cinq jours à l’avance
- Regrouper les supports par type (programme, présentations, glossaire)
- Indiquer clairement quels documents sont définitifs
- Signaler d’éventuels changements de dernière minute
Un dossier en ligne accessible directement, par exemple, facilite grandement la coordination.
Le rôle de l’équipe organisatrice
La réussite de l’interprétation ne dépend pas seulement de l’interprète. L’équipe organisatrice joue un rôle déterminant.
Du côté des RH ou de la direction, il est important de :
- Désigner un interlocuteur référent
- Répondre aux questions avant l’événement
- Signaler les changements importants (programme, intervenants, contenus)
Une communication fluide en amont se traduit par une exécution bien plus professionnelle le jour J.
Questions fréquentes
L’idéal se situe entre trois et cinq jours avant l’événement. Si le contenu est complexe, le plus tôt sera le mieux pour permettre une préparation adéquate.
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est vivement recommandé. Plus l’interprète dispose d’informations, meilleur sera le résultat.
C’est assez fréquent. Dans ce cas, l’essentiel est d’informer l’interprète au plus vite afin qu’il puisse s’adapter.
Bien préparer un interprète n’exige pas de moyens considérables, mais suppose de l’organisation et de l’anticipation. Transmettre les bons documents améliore la qualité de la communication, réduit les erreurs et donne une image plus professionnelle de votre entreprise.
Si votre organisation gère des événements internationaux ou a besoin d’un accompagnement en interprétation professionnelle, ALOS peut vous aider à préparer chaque détail et à garantir des résultats conformes à vos objectifs. Contactez notre équipe : nous vous conseillerons selon votre situation.