Ein Firmenevent mit internationaler Beteiligung zu organisieren bedeutet, sehr viele Details zu koordinieren, und einer der kritischsten Punkte wird dabei meist übersehen: die Vorbereitung des Dolmetschers. Wenn die passenden Informationen nicht rechtzeitig vorliegen, steigt das Risiko von Missverständnissen, verlorenen Nuancen oder sogar Kommunikationsfehlern, die dem Bild Ihres Unternehmens schaden können.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Unterlagen Sie vor dem Event weitergeben sollten, warum das entscheidend ist und wie Sie sie praktisch organisieren, damit das Dolmetschen reibungslos und professionell abläuft.
Warum die Vorbereitung des Dolmetschers entscheidend ist
Ein Dolmetscher überträgt nicht nur Wörter, sondern Sinn, Ton und Absicht der Botschaft. Dafür braucht er Kontext.
Im Unternehmensumfeld begegnet man üblicherweise:
- Branchenspezifischer Fachterminologie
- Präsentationen mit sensiblen oder komplexen Daten
- Spontanen Wortmeldungen der Führungskräfte
Ohne Vorbereitung braucht selbst eine erfahrene Fachkraft mehr Zeit, um sich einzufinden. Liegen die Unterlagen dagegen vorab vor, kann sie vorausdenken, recherchieren und deutlich präziser dolmetschen.
Diese Basisunterlagen sollten Sie bereitstellen
Das Programm der Veranstaltung
Das Programm ist der Ausgangspunkt. Es zeigt dem Dolmetscher:
- Die Dauer jedes Beitrags
- Die Reihenfolge der Redner
- Die Schlüsselmomente (Diskussionen, Fragerunden usw.)
Ein technischer Vortrag von 45 Minuten lässt sich zum Beispiel ganz anders vorbereiten als eine lebhafte Podiumsdiskussion mit mehreren Beteiligten.
Präsentationen und visuelle Materialien
Stellen Sie die Präsentationen (PowerPoint, PDF usw.) nach Möglichkeit vor dem Event zur Verfügung.
So kann der Dolmetscher:
- Sich mit den zentralen Begriffen vertraut machen
- Spezifische Terminologie erkennen
- Den Aufbau der Beiträge vorwegnehmen
Bei Veranstaltungen mit Grafiken oder Finanzdaten ist dieser Punkt besonders wichtig.
Glossare oder spezifische Terminologie
Jedes Unternehmen hat seine eigene Sprache: Produktnamen, interne Abkürzungen, Prozesse und so weiter.
Ein kleines Glossar hilft, typische Fehler zu vermeiden, etwa:
- Begriffe wörtlich zu übersetzen, die nicht übersetzt werden sollten
- Ähnliche Konzepte zu verwechseln
- Ungenaue Entsprechungen zu improvisieren
Es braucht kein aufwendiges Dokument. Schon eine einfache Liste der wichtigsten Begriffe kann den Unterschied machen.
Informationen zu den Rednern
Auch zu wissen, wer sprechen wird, ist wertvoll.
Geben Sie Angaben an wie:
- Name und Funktion
- Fachgebiet
- Sprache, in der gesprochen wird
Das hilft dem Dolmetscher, den Kommunikationsstil einzuschätzen: Ein technisches Profil ist etwas anderes als ein vertriebliches oder institutionelles.
Kontext und Ziele der Veranstaltung
Über die Dokumente hinaus ist es entscheidend zu verstehen, wozu das Event überhaupt dient.
Zum Beispiel:
- Handelt es sich um eine Verhandlung?
- Um eine Ergebnispräsentation?
- Um eine interne Schulung?
Der Ton ändert sich je nach Ziel vollständig. Je mehr Klarheit der Dolmetscher hat, desto besser kann er seine Arbeit anpassen.
Wenn Sie vertiefen möchten, wie sich mehrsprachige Kommunikationssituationen im Unternehmen richtig vorbereiten lassen, finden Sie weitere praktische Inhalte im Blog von ALOS, etwa diesen Beitrag darüber, wie Sie Kommunikationsprobleme in Ihrem Team erkennen..
Was passiert, wenn diese Informationen fehlen
In der Praxis melden sich viele HR- oder Führungsteams erst wenige Tage vor dem Event beim Dolmetscher (manchmal sogar erst am Tag selbst) und stellen keinerlei Unterlagen bereit.
Das führt meist zu:
- Unnötigen Pausen während des Dolmetschens
- Der Verwendung allgemeiner statt spezifischer Begriffe
- Verlorenen Nuancen in zentralen Botschaften
- Weniger Fluss bei schnellen Wortwechseln
Das ist kein Mangel an Professionalität, sondern ein Mangel an Kontext.
So organisieren Sie die Unterlagen effizient
Der Prozess muss nicht kompliziert sein. Bewährt hat sich, alles in einem einzigen Dokument oder einem geteilten Ordner zu bündeln.
Praktische Empfehlungen
- Die Unterlagen mindestens drei bis fünf Tage im Voraus senden
- Die Materialien nach Art gruppieren (Programm, Präsentationen, Glossar)
- Klar kennzeichnen, welche Dokumente final sind
- Auf mögliche kurzfristige Änderungen hinweisen
Ein Cloud-Ordner mit direktem Zugriff erleichtert die Abstimmung zum Beispiel erheblich.
Die Rolle des Organisationsteams
Der Erfolg des Dolmetschens hängt nicht allein vom Dolmetscher ab. Das Organisationsteam spielt eine Schlüsselrolle.
Aus HR oder Geschäftsführung ist es wichtig:
- Eine feste Ansprechperson zu benennen
- Offene Fragen vor dem Event zu klären
- Relevante Änderungen mitzuteilen (Programm, Redner, Inhalte)
Eine reibungslose Abstimmung im Vorfeld führt zu einer deutlich professionelleren Umsetzung am Veranstaltungstag.
Häufige Fragen
Ideal sind drei bis fünf Tage vor dem Event. Bei komplexen Inhalten gilt: je früher, desto besser, damit eine angemessene Vorbereitung möglich ist.
Verpflichtend ist es nicht, aber sehr zu empfehlen. Je mehr Informationen der Dolmetscher hat, desto besser das Ergebnis.
Das kommt recht häufig vor. Wichtig ist dann, den Dolmetscher so früh wie möglich zu informieren, damit er sich anpassen kann.
Einen Dolmetscher richtig vorzubereiten erfordert keine großen Ressourcen, wohl aber Organisation und Weitsicht. Die passenden Unterlagen verbessern die Qualität der Kommunikation, verringern Fehler und vermitteln ein professionelleres Bild Ihres Unternehmens.
Wenn Sie in Ihrer Organisation internationale Veranstaltungen betreuen oder Unterstützung beim professionellen Dolmetschen benötigen, hilft Ihnen ALOS dabei, jedes Detail vorzubereiten und Ergebnisse zu erzielen, die zu Ihren Zielen passen. Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf, wir beraten Sie zu Ihrem Fall.