Eine professionelle E-Mail auf Englisch zu schreiben, kann eine Herausforderung sein – vor allem, wenn sie natürlich klingen und nicht steif oder übertrieben förmlich wirken soll. Im Berufsleben ist eine wirksame und professionelle Kommunikation jedoch entscheidend für belastbare Arbeitsbeziehungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie typische Fehler vermeiden und mit praktischen Strategien Ihre englischen E-Mails verbessern – mit dem passenden und wirkungsvollen Ton.

Warum eine gut geschriebene E-Mail auf Englisch zählt

Im internationalen Arbeitsumfeld hat sich Englisch als globale Sprache der beruflichen Kommunikation etabliert. Von Informationsanfragen bis zu komplexen Verhandlungen ist die E-Mail eines der meistgenutzten Werkzeuge. Eine E-Mail auf Englisch zu schreiben ist allerdings nicht immer so einfach, wie das zu übersetzen, was man auf Spanisch sagen würde. Häufig klingt das Ergebnis entweder zu steif oder umgekehrt zu informell. Deshalb ist ein klarer, prägnanter und professioneller Schreibstil unverzichtbar.

So schreiben Sie professionelle E-Mails, ohne einfach zu klingen

Damit Ihre englische E-Mail professionell und zugleich natürlich wirkt, sollten Sie einige Punkte beachten:

1. Wählen Sie den passenden Ton
   Der Ton Ihrer E-Mail sollte sich am Kontext des Austauschs und an Ihrer Beziehung zur Empfängerin oder zum Empfänger orientieren. Im beruflichen Umfeld empfiehlt sich ein förmlicher, aber nicht übermäßig steifer Ton. Zum Beispiel:
   • Förmlich: “I hope this message finds you well.”
   • Weniger förmlich: “I hope you’re doing well.”
2. Beginnen Sie mit einer passenden Einleitung
   Im Englischen ist eine freundliche Anrede wichtig, gefolgt von einer kurzen Einleitung. Eine sichere und in den meisten beruflichen Kontexten passende Variante ist:
   • “Dear [Name],”
     Wenn Sie den Namen nicht kennen, können Sie in allgemeineren Situationen “Dear Sir/Madam,” oder “To whom it may concern,” verwenden.
3. Schreiben Sie klar und direkt
   Klarheit ist in einer beruflichen E-Mail entscheidend. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze. Kommen Sie zur Sache, bleiben Sie aber höflich. Statt zu schreiben:
   • “I am writing this email to inform you that I would like to kindly ask if you could provide me with the information I requested earlier.”
     Schreiben Sie:
   • “Could you please provide the information I requested earlier?”
4. Nutzen Sie fließende Übergänge
   Damit Ihre E-Mail leicht zu lesen ist, sollten Übergänge Ihre Gedanken flüssig verbinden. Nützliche Formulierungen sind:
   • “In addition,”
   • “Furthermore,”
   • “As discussed earlier,”
   • “I would like to follow up on…”
5. Ein passender Schluss
   Der Schluss sollte genauso professionell sein wie die Einleitung. Übliche Grußformeln am Ende einer englischen E-Mail sind:
   • “Kind regards,”
   • “Best regards,”
   • “Sincerely,”
   • “Thank you for your attention.”

Häufige Fehler beim Schreiben englischer E-Mails

Wer bestimmte typische Fehler vermeidet, verbessert die Qualität seiner beruflichen Kommunikation deutlich. Zu den häufigsten zählen:

1. Falscher Gebrauch von „please“
   Im Englischen wird “please” sparsam eingesetzt. Es muss nicht mehrfach im selben Satz stehen. Statt “Please kindly provide me with…” schreiben Sie einfach “Please provide me with…”.
2. Übertriebene Förmlichkeit
   Respektvolle Formulierungen sind im beruflichen Umfeld zwar angebracht, doch zu viel Förmlichkeit lässt Ihre E-Mail altmodisch oder distanziert wirken. Bleiben Sie professionell, ohne steif zu werden.
3. Wörtliche Übersetzungen
   Sätze wörtlich aus dem Spanischen ins Englische zu übertragen, führt oft zu unnatürlichen Formulierungen. „Espero que todo esté bien“ wird etwa häufig mit “I hope everything is good” übersetzt, natürlicher wäre jedoch “I hope you’re doing well.”
4. Mangelhafte Zeichensetzung
   Die Zeichensetzung ist entscheidend dafür, dass Ihre Botschaft richtig verstanden wird. Vermeiden Sie E-Mails mit endlosen Sätzen. Trennen Sie Gedanken mit Punkten und Kommas, damit der Text lesbarer wird.

Praktisches Beispiel für eine professionelle englische E-Mail

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Kollegin oder einen Kollegen um einen Bericht bitten:

Betreff: Request for the monthly report

Dear John,

I hope you’re doing well.

I am writing to kindly ask if you could send me the monthly report by the end of the day. This will help me complete the final presentation for tomorrow’s meeting.

Thank you for your attention to this matter. Please let me know if you need anything from my side.

Best regards,
[Your Name]

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie höflich bleiben, auf den Punkt kommen und professionell abschließen.

Wenn Sie den Einsatz von Englisch im Berufsalltag vertiefen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag über Sprachtraining in Business-Englisch.

Häufige Fragen

Professionelle E-Mails auf Englisch zu schreiben muss keine komplizierte Aufgabe sein. Mit den hier geteilten Tipps verbessern Sie Qualität und Wirkung Ihrer Nachrichten deutlich. Wenn Sie Ihr Englisch für den Beruf perfektionieren möchten, wenden Sie sich gern an ALOS für ein maßgeschneidertes Sprachtraining. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen.