El curso termina, el equipo ha aprendido y la factura está pagada. Entonces llega la sorpresa: la empresa no puede aplicar la bonificación que había previsto. Un trámite fuera de plazo, una asistencia insuficiente o unos costes mal comunicados pueden comprometer el aprovechamiento del crédito FUNDAE, aunque la formación haya respondido a una necesidad real.

Para RR. HH., el riesgo está en tratar la bonificación como un trámite que se resuelve al terminar las clases. La guía oficial de FUNDAE para empresas recoge un proceso que exige coordinar comunicaciones, participantes, seguimiento y costes. La gestión empieza antes del curso y continúa hasta su cierre.

La buena noticia es que muchos de estos fallos pueden prevenirse con responsables claros y un calendario compartido. A continuación, repasamos cinco errores que RR. HH. debería evitar para que una formación bien elegida no termine convirtiéndose en un gasto mayor del previsto.

Error 1. Comunicar el curso cuando ya ha empezado

Este es uno de los errores más importantes porque no puede dejarse para el final del curso.

El inicio del grupo formativo debe comunicarse en la aplicación de FUNDAE como mínimo dos días naturales antes de la fecha de comienzo. Antes de ello, también debe haberse dado de alta la acción formativa correspondiente.

En la comunicación se informa, entre otros datos, de las fechas, horarios, lugar o modalidad, número de participantes, formadores o tutores y centro de formación.

Imaginemos que RR. HH. acuerda unas clases de inglés que comienzan un lunes y decide ocuparse de FUNDAE cuando las clases ya están en marcha. Aunque la formación sea adecuada y la empresa disponga de crédito, haber iniciado el grupo sin la comunicación correspondiente puede impedir aplicar la bonificación.

La gestión administrativa debe comenzar antes que la formación.

Error 2. No comunicar correctamente los cambios

Que el curso se haya comunicado a tiempo no significa que el proceso administrativo haya terminado.

Cambios de horario, fechas o lugar de impartición también están sujetos a plazos. FUNDAE establece que la cancelación o determinados cambios previstos antes del comienzo deben comunicarse con la antelación correspondiente.

Esto resulta especialmente relevante en formación de idiomas, donde es habitual ajustar horarios para adaptarlos a reuniones, viajes o disponibilidad de los equipos.

Una cosa es que un alumno no pueda asistir un martes y otra que la empresa cambie el horario habitual o las fechas del grupo sin actualizar correctamente la información.

Si se produce una incidencia durante el curso, conviene comunicarla por el procedimiento previsto y conservar la documentación que la justifique cuando corresponda.

Error 3. No controlar la asistencia de los participantes

Matricular a un trabajador en el curso no significa automáticamente que su formación pueda considerarse finalizada a efectos de la bonificación.

En formación presencial, un participante debe haber realizado al menos el 75 % de las horas de formación para considerarse finalizado. En teleformación, debe haber realizado al menos el 75 % de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje.

Por tanto, una ausencia puntual no supone automáticamente perder la bonificación.

El problema aparece cuando las faltas hacen que el participante no alcance el mínimo exigido.

Para RR. HH., esto significa que el seguimiento de la asistencia no debería realizarse únicamente al terminar el curso. Si se controla durante la formación, es posible detectar con tiempo a participantes cuya asistencia empieza a ser insuficiente.

También conviene elegir bien quién participa. En nuestra guía sobre a quién formar en idiomas dentro de una empresa explicamos cómo priorizar equipos y perfiles en función de sus necesidades reales, en lugar de incorporar alumnos únicamente para completar un grupo.

Error 4. Comunicar mal la finalización o los costes

Una vez terminado el curso todavía queda un paso esencial: comunicar su finalización.

La empresa debe informar de los participantes que han finalizado correctamente la formación, los costes incurridos y la cuantía y el mes en el que aplicará la bonificación.

La aplicación determina el coste máximo bonificable teniendo en cuenta el crédito disponible, los costes de la formación y los límites aplicables.

Por eso es importante conservar la documentación justificativa y asegurarse de que los importes comunicados coinciden con los costes reales.

También hay que respetar el plazo de finalización. FUNDAE establece que debe comunicarse antes de que termine el plazo de presentación del boletín de cotización en el que se aplicará la bonificación y, en todo caso, antes de que finalice el correspondiente al mes de diciembre.

Dejar toda la revisión para final de año aumenta el riesgo de detectar demasiado tarde un dato incorrecto o documentación pendiente.

Error 5. No planificar qué hacer con el crédito disponible

No todos los problemas relacionados con FUNDAE son administrativos. También se puede desaprovechar crédito simplemente por no planificar la formación.

Una empresa puede llegar al último trimestre con saldo disponible y tratar de organizar cursos rápidamente para consumirlo. En idiomas, esta estrategia tiene poco sentido si obliga a concentrar en unas semanas una formación que funcionaría mejor distribuida durante varios meses.

Además, las empresas de menos de 50 trabajadores pueden reservar el crédito no utilizado para acumularlo en los dos ejercicios siguientes, siempre que comuniquen esa voluntad en la aplicación dentro del plazo establecido.

Por eso, antes de asumir que todo el saldo debe consumirse antes de diciembre, conviene conocer las posibilidades disponibles.

En nuestro artículo sobre cómo funciona el crédito FUNDAE y cómo calcularlo explicamos los porcentajes aplicables según plantilla, la acumulación de crédito y cómo se materializa la bonificación.

Cómo reducir errores en la gestión de FUNDAE

La forma más sencilla de evitar incidencias es incorporar la gestión administrativa al calendario de formación.

Antes del inicio deberían estar definidos el programa, los participantes, las fechas, la modalidad y quién se encargará de las comunicaciones. Durante el curso conviene controlar asistencia e incidencias. Al finalizar, hay que revisar participantes, costes y documentación antes de aplicar la bonificación.

Si la empresa trabaja con una entidad externa, también es importante acordar quién asume cada tarea.

Externalizar la gestión puede reducir carga administrativa para RR. HH., pero la empresa debería seguir teniendo visibilidad sobre la formación realizada, los participantes y el crédito utilizado.

No diseñes la formación únicamente para gastar crédito

FUNDAE es una herramienta de financiación, no debería ser el criterio que determine qué formación recibe la plantilla.

Antes de organizar un curso, conviene identificar qué trabajadores necesitan realmente desarrollar esa competencia y para qué.

En idiomas, por ejemplo, puede tener más sentido priorizar al equipo comercial que empieza a gestionar clientes internacionales que ofrecer el mismo programa a toda la plantilla. También pueden necesitar objetivos diferentes quienes realizan presentaciones, negocian contratos o atienden llamadas.

Partir de estas necesidades permite diseñar una formación más útil y, después, gestionar correctamente su bonificación.

Preguntas frecuentes

Planificar la formación también significa planificar su bonificación

Evitar problemas con FUNDAE requiere algo más que comprobar cuánto crédito queda disponible. Los plazos, la asistencia, las modificaciones, los costes y la comunicación de finalización forman parte del proceso y deberían controlarse desde antes de comenzar el curso.

En ALOS diseñamos formación en idiomas para empresas adaptada al nivel y las necesidades profesionales de cada equipo y podemos encargarnos también de la gestión de la bonificación. Si estás planificando la formación de idiomas de tu empresa, contacta con nosotros y podemos ayudarte a organizar tanto el programa formativo como su gestión a través de FUNDAE.