La oferta está casi terminada. Entonces aparece un certificado en otro idioma, una exigencia de traducción oficial o una tabla que ya no cabe en el formato del pliego. En una licitación, detectar tarde estas necesidades deja menos margen para traducir, revisar y preparar la entrega.
Los requisitos lingüísticos merecen una revisión propia. Por ejemplo, el artículo 23 del Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas contempla la presentación de documentación traducida oficialmente para empresas extranjeras que contraten en España. Su aplicación debe contrastarse con la normativa y las condiciones del procedimiento concreto.
Preparar la traducción de una licitación empieza por revisar los pliegos, no por contar páginas. Aquí explicamos cómo identificar documentos, distinguir modalidades de traducción y organizar las entregas para que el idioma forme parte de la planificación desde el principio.
¿Qué documentación puede necesitar traducción en una licitación?
Depende de la procedencia de la empresa, del organismo contratante y de lo que establezcan los pliegos.
Una empresa española que participa en una licitación nacional probablemente tendrá necesidades distintas de una empresa extranjera que quiere concurrir a un contrato público en España. Lo mismo ocurre cuando una empresa española participa en una convocatoria de otro país o en un proyecto internacional.
Entre los documentos que pueden requerir traducción se encuentran:
- escrituras y documentación societaria;
- poderes de representación;
- certificados administrativos;
- cuentas anuales y documentación financiera;
- acreditaciones de solvencia;
- certificados de calidad;
- referencias de proyectos anteriores;
- currículums y titulaciones del equipo;
- documentación técnica;
- memorias o propuestas;
- certificados expedidos por organismos extranjeros.
No significa que haya que traducirlos todos. La documentación necesaria y el idioma admitido deben comprobarse en cada expediente.
El primer documento que debes revisar no es el que vas a traducir
Antes de enviar archivos a una agencia de traducción, revisa los pliegos.
Ahí encontrarás las condiciones que regulan la licitación y, entre ellas, pueden aparecer indicaciones sobre la lengua en la que debe presentarse la oferta o sobre determinados documentos expedidos en el extranjero.
Esta revisión permite responder a tres preguntas:
¿Qué documentos tengo que presentar? ¿En qué idioma? ¿Qué tipo de traducción se exige?
Resolverlas antes de empezar evita traducir documentos innecesarios o encargar una traducción ordinaria cuando posteriormente se exige una traducción oficial.
Si algún requisito no queda claro, conviene consultar las condiciones de la licitación o plantear la cuestión a través de los canales habilitados por el órgano de contratación.
Traducción jurada y traducción profesional no son lo mismo
Uno de los errores más habituales es considerar que toda documentación de una licitación debe traducirse de la misma manera.
No es así.
Una memoria técnica de varias decenas de páginas puede necesitar una traducción profesional especializada, mientras que determinados certificados o documentos oficiales extranjeros pueden requerir una traducción jurada si así lo exige el procedimiento.
La traducción jurada tiene carácter oficial y debe realizarla un profesional habilitado para la combinación lingüística correspondiente.
La traducción ordinaria, por su parte, es adecuada para aquellos documentos en los que no se exige esa certificación oficial.
Determinar correctamente qué modalidad necesita cada archivo puede tener además un impacto considerable en el presupuesto global del proyecto.
¿Toda la documentación extranjera necesita traducción jurada?
No.
Que un documento haya sido expedido en otro país no significa automáticamente que necesite una traducción jurada.
La respuesta dependerá de la naturaleza del documento y de las condiciones establecidas por el órgano de contratación.
Por ejemplo, los requisitos aplicables a un certificado oficial extranjero pueden ser diferentes de los de una memoria técnica redactada por la propia empresa.
Antes de encargar una traducción jurada, comprueba que realmente sea necesaria.
Si necesitas localizar un profesional habilitado para documentación oficial, nuestra guía sobre cómo elegir un traductor jurado en Valencia explica qué debes comprobar antes de contratar este tipo de servicio.
Cuidado con la documentación técnica
En una licitación, traducir correctamente no significa únicamente que el texto sea comprensible.
La terminología debe mantenerse coherente en toda la propuesta.
Imagina que una empresa presenta una memoria técnica, fichas de producto, certificados y referencias de proyectos anteriores. Si un mismo concepto aparece traducido de cuatro maneras diferentes, la documentación puede perder claridad.
Este riesgo aumenta cuando intervienen varios traductores o cuando los documentos se envían por partes durante varios días.
Para proyectos de cierto volumen resulta útil definir desde el principio la terminología principal: nombres de productos, servicios, departamentos, cargos, procesos, normas o conceptos técnicos.
Si la empresa ya dispone de traducciones anteriores, glosarios o documentación corporativa bilingüe, conviene facilitarla como referencia.
No dejes la traducción para el final del plazo
Una licitación tiene una fecha límite que no depende de los tiempos del proveedor lingüístico.
Esperar a tener cerrada toda la documentación para enviarla de golpe puede reducir considerablemente el margen disponible para traducir y revisar.
Una alternativa es trabajar por fases.
Los documentos que ya son definitivos —por ejemplo, determinados certificados o documentación corporativa— pueden enviarse antes, mientras el equipo continúa preparando la memoria técnica o económica.
Esto permite repartir la carga de trabajo y reservar los últimos días para los documentos que realmente no pueden cerrarse con antelación.
Además, si necesitas una traducción jurada, una combinación lingüística menos habitual o un volumen elevado, el margen resulta todavía más importante.
No todos los archivos llegan a la vez.
Marca el estado de cada bloque documental de tu licitación. Si alguno no aplica, indícalo. El tablero te ayudará a ordenar la siguiente tarea.
Documentación administrativa
Certificados, poderes y documentación societaria o de solvencia.
Propuesta técnica
Memoria, fichas, referencias de proyectos y perfiles del equipo.
Tablas y anexos
Modelos, cuadros, gráficos y archivos con requisitos de formato.
Organizador interno, no revisión jurídica ni validación de la oferta. Los bloques son orientativos: el alcance real lo determinan la normativa y los pliegos. No sube archivos ni guarda las selecciones al abandonar la página.
Qué información necesita una agencia para preparar el presupuesto
Enviar únicamente un correo indicando «necesitamos traducir una licitación de 100 páginas» no permite valorar correctamente el proyecto.
Para recibir un presupuesto realista conviene facilitar:
- los archivos que deben traducirse;
- idiomas de origen y destino;
- fecha y hora límite;
- formato de los documentos;
- indicación de cuáles necesitan traducción jurada, si procede;
- instrucciones específicas de la convocatoria;
- material de referencia disponible.
El número de páginas por sí solo tampoco determina el volumen real. Una página puede contener tres párrafos o una tabla técnica con cientos de palabras.
En nuestra guía sobre cómo solicitar un presupuesto de traducción explicamos qué información conviene enviar para obtener precio y plazo con mayor precisión.
Formatos, tablas y documentación editable
El formato puede convertirse en otra fuente de problemas.
Las memorias técnicas suelen incluir tablas, gráficos, diagramas, imágenes, anexos y cuadros con limitaciones de espacio. Además, algunas licitaciones establecen extensiones máximas o modelos que deben respetarse.
Por eso es preferible facilitar los archivos editables cuando estén disponibles.
Traducir directamente sobre un Word, PowerPoint o Excel permite conservar buena parte de la estructura y reduce el trabajo posterior de copiar y pegar contenidos.
Cuando solo existe un PDF, conviene indicarlo desde el principio, especialmente si contiene formularios, documentos escaneados o una maquetación compleja.
¿Qué ocurre si la licitación es en valenciano?
En las licitaciones de administraciones y entidades de la Comunitat Valenciana puede aparecer documentación en valenciano y castellano, y también pueden existir requisitos lingüísticos específicos para la documentación presentada.
No conviene asumir que todas las convocatorias funcionan igual.
Una empresa que participa habitualmente en contratación pública valenciana puede necesitar traducir memorias, documentación técnica o materiales corporativos entre castellano y valenciano, además de trabajar con otros idiomas cuando intervienen proveedores o certificados extranjeros.
En estos proyectos es especialmente importante mantener una terminología coherente y utilizar un valenciano normativo adecuado al contexto administrativo y técnico.
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En ALOS realizamos traducciones profesionales y juradas de memorias técnicas, certificados y documentación administrativa para licitaciones públicas. Nos adaptamos a los requisitos lingüísticos y los plazos de tu proyecto.
Preguntas frecuentes
No, la documentación extranjera no necesita automáticamente una traducción jurada. Los pliegos y la naturaleza de cada documento determinan qué modalidad debe utilizarse. Un certificado oficial y una memoria técnica pueden tener requisitos de traducción diferentes dentro de la misma licitación.
El plazo depende del volumen, los idiomas, la complejidad y el tipo de traducción, por lo que no existe un número de días válido para todas las licitaciones. Lo recomendable es enviar la documentación disponible cuanto antes y comunicar desde el principio la fecha y hora límite de presentación de la oferta.
Sí, presentar documentación en un idioma que no cumple los requisitos de los pliegos puede provocar incidencias en la valoración de la oferta e incluso su exclusión. Dependiendo del documento y del procedimiento, el órgano de contratación puede permitir subsanar determinados defectos, pero no siempre será posible corregirlos después del plazo de presentación. Por eso, es fundamental comprobar los requisitos lingüísticos de la licitación antes de preparar y traducir la documentación.
Planificar la traducción también forma parte de preparar la licitación
La traducción de una licitación pública no debería comenzar cuando el resto de la oferta ya está terminada. Revisar los requisitos lingüísticos, separar la documentación jurada de la ordinaria y organizar los archivos por fases permite trabajar con más margen y mantener la coherencia de toda la propuesta.
En ALOS, en Valencia, trabajamos con traducción profesional y jurada para empresas y organismos públicos. Si estás preparando una licitación con documentación en varios idiomas, envíanos los archivos y la fecha límite y te indicaremos cómo organizar la traducción y prepararemos un presupuesto.
