La apostilla y la traducción jurada son trámites diferentes y, cuando se necesitan ambos, normalmente conviene apostillar primero el documento y traducir después el conjunto completo. ¿Qué va primero, la apostilla o la traducción jurada? La apostilla acredita la autenticidad de determinados documentos públicos para su uso internacional; la traducción jurada proporciona una traducción oficial de su contenido. A continuación, explicamos cuándo puede necesitarse cada una.

Para un despacho o departamento jurídico, identificar el procedimiento desde el principio evita encargos duplicados y retrasos. Antes de traducir una escritura, un certificado o una resolución judicial, hay que saber dónde se presentará y qué exige exactamente el organismo receptor.

¿Qué es la Apostilla de La Haya?

La Apostilla de La Haya es un procedimiento simplificado que sustituye a la legalización diplomática entre los Estados en los que resulta aplicable el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.

Su función no es certificar que el contenido del documento sea correcto. Lo que acredita es la autenticidad de la firma, la calidad en la que actúa la persona que firma el documento y, cuando corresponde, la identidad del sello o timbre que figura en él.

Esto resulta especialmente relevante cuando un documento público emitido en un país debe producir efectos en otro.

Por ejemplo, una empresa española que necesite aportar una escritura o determinado documento público en un procedimiento extranjero puede tener que apostillarlo. Pero antes hay que comprobar si el país de destino forma parte del Convenio y si existe alguna norma o acuerdo que exima de este requisito.

¿Qué diferencia hay entre apostillar y hacer una traducción jurada?

Son dos actuaciones distintas y no se sustituyen entre sí.

La apostilla está relacionada con la autenticidad del documento público para su circulación internacional. La traducción jurada, en cambio, permite presentar oficialmente el contenido del documento en otro idioma.

En España, las traducciones realizadas por traductores jurados nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación tienen carácter oficial y son válidas por sí mismas sin necesidad de una legalización posterior por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio.

Por tanto, que un documento tenga apostilla no significa que ya esté traducido oficialmente, y disponer de una traducción jurada tampoco significa que el documento original haya sido apostillado.

Si la duda está en determinar qué tipo de traducción requiere la documentación, conviene consultar también las diferencias entre traducción jurada y traducción ordinaria antes de iniciar el trámite.

¿Qué se hace primero: apostillar o traducir?

Cuando tanto el documento como su apostilla deben presentarse traducidos, lo habitual es apostillar primero y realizar después la traducción jurada.

El motivo es práctico: la apostilla pasa a formar parte de la documentación que se presentará y contiene información que puede necesitar traducción. Si se encarga primero la traducción y posteriormente se incorpora la apostilla, puede ser necesario volver a solicitar la traducción de esa parte.

Pensemos en un poder notarial español que debe utilizarse en otro país. Antes de enviarlo directamente a traducir, el despacho debería comprobar los requisitos de la autoridad de destino. Si necesita apostilla y traducción, primero se realiza el trámite correspondiente sobre el documento y después se entrega al traductor jurado la documentación completa.

Este orden ayuda a evitar versiones incompletas y costes innecesarios.

¿Todos los documentos extranjeros necesitan apostilla?

No. La apostilla se aplica a documentos públicos dentro del ámbito del Convenio de La Haya, pero existen tratados, normas internacionales y normativa europea que pueden eliminar determinados requisitos de legalización.

Además, si el país correspondiente no está sujeto al sistema de la Apostilla de La Haya, puede ser necesario seguir una vía de legalización diferente.

Por eso no conviene decidir únicamente por el tipo de documento. Dos certificados aparentemente iguales pueden necesitar trámites diferentes dependiendo del país en el que se hayan expedido y del país en el que vayan a surtir efecto.

En operaciones internacionales, la comprobación debería hacerse antes de enviar los documentos a traducir.

Un ejemplo habitual en documentación jurídica internacional

Supongamos que un despacho gestiona documentación española que debe presentarse ante una institución extranjera.

El primer paso es identificar qué documentos tienen que aportarse y comprobar los requisitos de la autoridad destinataria. Después se determina si necesitan apostilla, legalización o están exentos de ambas.

Una vez completado el trámite que corresponda, puede prepararse la traducción jurada del conjunto documental cuando sea necesaria.

El mismo criterio sirve en sentido inverso. Si una empresa recibe documentación pública emitida en el extranjero para presentarla ante una autoridad española, debe comprobar primero qué formalidades necesita en el país de origen y qué traducción exige posteriormente el organismo español.

Qué información necesita una agencia de traducción

Para preparar correctamente el encargo no basta con indicar el idioma.

Conviene informar del país donde se ha expedido el documento, el país donde se va a presentar, el organismo destinatario y la finalidad del trámite. Si el documento ya está apostillado o legalizado, también es importante enviar todas sus páginas.

Esto permite detectar desde el principio si falta parte de la documentación y preparar un presupuesto acorde con el contenido real que debe traducirse.

En nuestra guía sobre cómo pedir un presupuesto de traducción explicamos qué información conviene facilitar para agilizar la valoración de documentos jurídicos y empresariales.

En cualquier caso, cuando existan dudas sobre los requisitos de un procedimiento concreto, es recomendable confirmarlos con la autoridad que vaya a recibir la documentación.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos necesitan apostilla?

Pueden necesitar apostilla determinados documentos públicos que deban surtir efectos en otro Estado en el que sea aplicable el Convenio de La Haya. Entre ellos pueden encontrarse documentos judiciales, administrativos y notariales, aunque existen excepciones y acuerdos que eliminan este requisito en determinados casos.

¿La apostilla también se traduce?

Sí, cuando la autoridad de destino exige que toda la documentación se presente traducida, la apostilla debe incluirse en la traducción. Por esta razón, cuando se requieren ambos trámites, resulta conveniente disponer primero del documento apostillado y entregar después el conjunto completo al traductor jurado.

¿Dónde se solicita en Valencia?

En Valencia, el lugar donde se solicita la apostilla depende del tipo de documento. Por ejemplo, el Colegio Notarial de Valencia apostilla documentos notariales que deban surtir efectos en países firmantes del Convenio de La Haya y exige cita previa; para otras clases de documentos intervienen las autoridades competentes que correspondan. El Ministerio de Justicia dispone además de un trámite electrónico para determinados documentos públicos.

Preparar bien la documentación antes de traducir

Apostilla y traducción jurada cumplen funciones distintas. Antes de encargar una traducción, conviene comprobar el país de origen y de destino, el tipo de documento y los requisitos del organismo que va a recibirlo. Así se puede determinar qué trámites son necesarios y en qué orden realizarlos.

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